Hơn 12.000 sinh viên Học viện CNBCVT được cấp thẻ sinh viên, đăng ký thi lại online

Giám đốc Học viện Công nghệ BCVT Vũ Văn San, Phó Giám đốc Học viện Trần Quang Anh và Trưởng phòng Chính trị – Công tác sinh viên của Học viện thực hiện nghi thức khai trương phần mềm giao dịch một cửa của trường. (Ảnh: Đình Dũng)

Hôm nay, ngày 1/8/2016, Học viện Công nghệ BCVT đã chính thức khai trương Phần mềm giao dịch một cửa tại địa chỉ: http://onegate.ptit.edu.vn.

Học viện Công nghệ BCVT cho biết, với phương châm “Lấy người học làm trung tâm”, những năm qua, Học viện đã không ngừng đổi mới để nâng cao chất lượng đào tạo, trong đó chú trọng đến chất lượng dịch vụ phục vụ công tác học tập, nghiên cứu của học viên, sinh viên.

Với quy mô các hệ  đào tạo của Học viện là trên 18.000 sinh viên, từ năm 2009, Học viện là đơn vị tiên phong trong việc đưa mô hình Văn phòng giao dịch một cửa đi vào hoạt động nhằm cung cấp tập trung các dịch vụ hành chính sinh viên, tư vấn, giải đáp các thắc mắc liên quan đến chế độ, chính sách học tập của học viên, sinh viên.

Để hướng tới cung cấp dịch vụ tốt hơn và hoàn thiện hơn cho sinh viên, Học viện đã xây dựng và triển khai phần mềm giao dịch một cửa nhằm tạo điều kiện và hỗ trợ tối đa cho sinh viên trong khâu giải quyết các thủ tục hành chính, qua đó tạo hình ảnh đẹp trước sinh viên và nâng cao hiệu quả, hiệu suất lao động của cán bộ tại Văn phòng giao dịch một cửa.

Giao diện phần mềm một cửa hỗ trợ sinh viên làm thủ tục hành chính của Học viện Công nghệ BCVT.

Theo thống kê, tính đến hết tháng 6/2016, tổng số học viên, sinh viên đang học tại Học viện là hơn 14.700; trong đó có 12.502 sinh viên đại học chính quy; 86 nghiên cứu sinh; 570 học viên thạc sĩ; 101 sinh viên hệ vừa học vừa làm, 1.236 sinh viên hệ đại học từ xa và 250 sinh viên cao đẳng nghề.

Tuy nhiên, trong giai đoạn trước mắt, phần mềm giao dịch một cửa sẽ được Học viện triển khai để giải quyết các thủ tục hành chính của đối tượng sinh viên đại học chính quy. Theo đó, kể từ hôm nay, ngày 1/8/2016, hơn 12.000 sinh viên hệ đại học chính quy của Học viện có thể tạo, gửi đơn đề nghị cung cấp các dịch vụ hành chính như: giấy xác nhận sinh viên Học viện, làm thẻ xe buýt, thủ tục vay ngân hàng, các loại giấy xác nhận nghĩa vụ quân sự; cấp, đổi thẻ sinh viên; trả hồ sơ sinh viên; trả học bổng; thu học phí… trực tuyến từ các máy tính tại bất cứ địa điểm nào và vào bất cứ lúc nào, thông qua phần mềm giao dịch một cửa tại địa chỉ: http://onegate.ptit.edu.vn.

Theo quy trình, sau khi hệ thống tiếp nhận đơn đăng ký của sinh viên sẽ gửi phiếu hẹn trả kết quả đến thư điện tử của sinh viên. Đến ngày hẹn trả kết quả, sinh viên đến Văn phòng giao dịch một của của Học viện để nhận lại kết quả.

Phần mềm giao dịch một cửa vừa được Học viện Công nghệ BCVT chính thức triển khai sẽ giúp sinh viên tiết kiệm công sức, chi phí.

Trao đổi với ICTnews, đại diện Viện CNTT-TT thuộc Học viện, đơn vị phát triển phần mềm giao dịch một cửa cho biết, việc chính thức đưa vào sử dụng phần mềm này sẽ giúp tiết kiệm công sức, chi phí cho cả sinh viên cũng như các chuyên viên Văn phòng giao dịch một cửa của Học viện.

Cụ thể, đối với các sinh viên, thay vì phải đến Văn phòng giao dịch một cửa của Học viện 2 lần mỗi khi có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính như trước đây (1 lần đến khai và nộp đơn đăng ký thực hiện thủ tục, nhận lịch hẹn của chuyên viên Văn phòng; 1 lần đến nhận kết quả), hiện nay sinh viên có thể tạo, gửi đơn đăng ký và nhận lịch hẹn trả kết quả hoàn toàn online qua phần mềm giao dịch một cửa; sinh viên sẽ chỉ phải đến Văn phòng giao dịch một cửa 1 lần duy nhất để nhận kết quả thực hiện thủ tục hành chính.

Bên cạnh đó, đối với mỗi thủ tục hành chính cho sinh viên, phần mềm giao dịch một cửa đều có sẵn các mẫu đơn với nội dung sinh viên phải khai trên đơn cũng ít hơn so với trước do phần mềm này đã được kết nối với cơ sở dữ liệu thông tin về sinh viên của Học viện. Vì thế, không chỉ giảm thiểu việc sinh viên bị viết sai, phải viết đi viết lại đơn nhiều lần; hệ thống còn cho phép sinh viên load ra trên form các thông tin cơ bản của mình, sau khi sinh viên đó nhập đúng họ tên, ngày tháng năm sinh và mã sinh viên. Và sinh viên chỉ phải điền thêm nội dung thông tin về  thủ tục muốn thực hiện.

Đặc biệt, để đảm bảo không xảy ra tình trạng “mạo danh” sinh viên khi thực hiện thủ tục hành chính, yêu cầu bắt buộc đối với các sinh viên khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến trên phần mềm là phải đăng ký địa chỉ email trên hệ thống. Mỗi khi sinh viên đăng nhập hệ thống bằng cách nhập họ tên, ngày sinh và mã sinh viên trên trang http://onegate.ptit.edu.vn, hệ thống sẽ gửi mã xác thực đến email sinh viên đó đã đăng ký. Nếu mã xác thực không đúng, hệ thống sẽ từ chối đăng nhập.

Sinh viên Học viện Công nghệ BCVT trải nghiệm hệ thống xếp hàng tự động tại Văn phòng giao dịch một cửa của trường.

Ngoài ra, tại Văn phòng giao dịch một cửa, Học viện cũng triển khai hệ thống xếp hàng tự động (còn gọi là hệ thống lấy số tự động). Khi sinh viên, học viên đến làm tục hay nhận kết quả, sẽ thực hiện lấy số và chờ đến lượt được chuyên viên Văn phòng một cửa gọi.

Còn với các cán bộ Văn phòng giao dịch một cửa, phần mềm giao dịch và hệ thống xếp hàng tự động cũng giúp giảm tải, nhất là vào các kỳ cao điểm như thu học phí, thi lại…; đồng thời việc tra cứu thông tin, dữ liệu cũng thuận tiện hơn.

Phát biểu lễ khai trương diễn ra sáng nay, TS.Vũ Văn San, Giám đốc Học viện Công nghệ BCVT khẳng định, việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ người học cũng là một trong các giải pháp để mang lại môi trường học tập thân thiện, lấy người học làm trung tâm.  “Chúng tôi luôn mong muốn và cam kết dành những điều kiện tốt nhất phục vụ cho người học, hướng đến đào tạo và cung cấp cho xã hội và cho ngành TT&TT nguồn nhân lực chất lượng cao”, ông San chia sẻ.